Alur Proses Administrasi Serah Terima Kegiatan Selesai dari TPK ke Pemerintah Desa

Alur Proses Administrasi Serah Terima Kegiatan Selesai dari TPK ke Pemerintah Desa

Jakarta, mediasergap.com 

1. Tahap Persiapan

Sebelum serah terima dilakukan, TPK dan Pemerintah Desa mempersiapkan dokumen dan administrasi yang diperlukan.

Dokumen yang Disiapkan TPK:

Laporan Pelaksanaan Kegiatan (LPK) lengkap dengan lampiran:

• RAB (Rencana Anggaran Biaya) yang telah direalisasikan
• Bukti pengeluaran keuangan (kwitansi, nota, tanda terima)
• Foto-foto kegiatan (sebelum, saat pelaksanaan, dan setelah selesai)
• Berita Acara Pelaksanaan Kegiatan
• Daftar hadir musyawarah pelaksanaan kegiatan
• Surat Pernyataan Tanggung Jawab (SPTJ) yang ditandatangani Ketua TPK
• Berita Acara Pemeriksaan Hasil Pekerjaan (jika ada panitia pemeriksa)

Pihak yang terlibat:

• TPK (Ketua, Sekretaris, Bendahara)
• Kepala Desa
• BPD (Badan Permusyawaratan Desa)
• Tenaga Pendamping Profesional 
• Perwakilan masyarakat

2. Pemeriksaan dan Verifikasi Hasil Pekerjaan

Sebelum serah terima resmi, dilakukan pemeriksaan lapangan oleh pihak terkait.

Langkah-langkah:

1. Pemerintah Desa bersama BPD dan perwakilan masyarakat melakukan pengecekan fisik hasil pekerjaan.
2. Jika ditemukan kekurangan, TPK diberi waktu untuk memperbaiki.
3. Setelah hasil dinyatakan sesuai, dibuat Berita Acara Pemeriksaan Hasil Pekerjaan yang ditandatangani pihak pemeriksa.

Dokumen yang dihasilkan:

• Berita Acara Pemeriksaan Hasil Pekerjaan
• Laporan Hasil Verifikasi Lapangan 

3. Rapat Desa / Musyawarah Serah Terima

Setelah hasil pekerjaan dinyatakan sesuai, dilakukan Musyawarah Desa untuk serah terima.

Agenda rapat:

• Penyampaian laporan oleh TPK
• Penyampaian hasil pemeriksaan oleh tim pemeriksa
• Diskusi dan tanggapan masyarakat
• Penandatanganan Berita Acara Serah Terima

Dokumen yang dihasilkan:

• Daftar hadir musyawarah
• Notulen rapat
• Berita Acara Serah Terima Kegiatan

4. Penandatanganan Berita Acara Serah Terima (BAST)

BAST menjadi dokumen resmi yang menyatakan bahwa hasil kegiatan telah diterima oleh Pemerintah Desa.

Format umum BAST memuat:

• Nama kegiatan
• Lokasi kegiatan
• Sumber dana dan total anggaran
• Pernyataan bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai ketentuan
• Tanggal serah terima
• Pihak yang menandatangani:
• Ketua TPK
• Kepala Desa
• Ketua BPD
• Saksi (perwakilan masyarakat dan Tenaga Pendamping Profesional)

5. Penyerahan Dokumen Administrasi Lengkap

Setelah BAST ditandatangani, TPK menyerahkan seluruh dokumen administrasi ke Pemerintah Desa, termasuk:

• Laporan pelaksanaan
• Bukti keuangan
• Arsip berita acara
• Foto dokumentasi

Pemerintah Desa melakukan pengecekan kelengkapan dokumen dan memberikan tanda terima resmi.

6. Penyimpanan Arsip dan Pelaporan

• Pemerintah Desa menyimpan arsip dokumen sebagai pertanggungjawaban kepada masyarakat, BPD, dan Pihak Pengawas (Kecamatan, Kabupaten, atau Inspektorat).
• Kepala Desa menyusun laporan akhir keuangan dan kegiatan untuk dilaporkan ke Pemerintah di atasnya sesuai mekanisme yang berlaku.

Bagan Alur Singkat

1. [TPK Selesaikan Pekerjaan]          ↓
2. [Persiapan Dokumen & Laporan Lengkap]    ↓
3. [Pemeriksaan Fisik oleh Pemdes & BPD]       ↓
4. [Perbaikan Jika ada Kekurangan]    ↓
5. [Musyawarah Desa Serah Terima]          ↓
6. [Penandatanganan BAST]          ↓
7. [Penyerahan Dokumen ke PemDes]       ↓
8. [Penyimpanan Arsip & Laporan ke Atas]

(Reporter: Tim)